Tietosuojaseloste Espoon Palloseuran Jalkapallo ry

Laatimispäivämäärä: 15.2.2021

Rekisterinpitäjä
Espoon Palloseuran Jalkapallo ry
Y-tunnus 0237025-9

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Espoon Palloseuran Jalkapallo ry, Janne Ohralahti, toiminnanjohtaja
Espoonlahdentie 2, 02320 Espoo
toimisto@espoonpalloseura.fi
0400 789 577

Rekisterin nimi
myClub henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Espoon Palloseuran Jalkapallo ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
* ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
* jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
* kilpailu- ja harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
* toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja, vastuuvalmentaja, valmentaja, huoltaja sekä muu toimihenkilö) osalta Espoon Palloseuran Jalkapallo ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä ja toimihenkilöistä:
* Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
* Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
* Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
* Valokuva
* Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
* Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot ja suostumukset

Alaikäisen jäsenen osalta lisäksi:
* Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
* Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Espoon Palloseuran Jalkapallo ry:lle.

Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön/vapaaehtoisten toimijoiden jäsenillä, joiden työ-/tehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään sekä erikseen määriteltyjä oikeuksia, jotka rekisterinpitäjä asettaa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
* Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 3 kuukautta henkilön poistuttua seuran toiminnasta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä.
* Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 6 kuukautta viimeisen maksamatta jätetyn jäsenmaksun eräpäivän jälkeen.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

Rekisterinpitäjällä on käytössä Saatavien Hallinta –palvelu. Lisätietoa palveluntarjoajan, Visma Financial Solutions Oy:n, henkilötietojen käsittelystä voit lukea osoitteesta: https://www.visma.fi/perinta/tietoa-maksajalle/

Niiltä osin kuin on tarpeellista, rekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa tilitoimistolle ja muille tahoille jäsenyyden ja yhteistyön mahdollistamiseksi.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Espoon Palloseuran Jalkapallo ry / Tietosuoja
Espoonlahdentie 2, 02320 Espoo
tai sähköpostitse osoitteeseen:
toimisto@espoonpalloseura.fi

Pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa:
Espoon Palloseuran Jalkapallo ry, Espoonlahdentie 2, 02320 Espoo
Aika henkilökohtaisen pyynnön esittämiselle on sovittava erikseen rekisteristä vastaavan henkilön kanssa.
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.